Kritik des Rechnungshofes an der Universität Hamburg Marketing GmbH

BÜRGERSCHAFT

DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG     Drucksache 21/5220

21. Wahlperiode     19.07.16

Schriftliche Kleine Anfrage

des Abgeordneten Dr. Wieland Schinnenburg (FDP) vom 11.07.16

und Antwort des Senats

Betr.:     Kritik des Rechnungshofes an der Universität Hamburg Marketing GmbH

Der Rechnungshof hat betreffend die Universität Hamburg Marketing GmbH eine größere Zahl von negativen Feststellungen getroffen. Der Senat hat in seiner Stellungnahme (Drs. 21/4850) einen Teil dieser Monita bestätigt und unter anderem mitgeteilt, die Universität habe „Maßnahmen ergriffen, um den notwendigen Vermittlungsaufwand durch ein optimiertes Flächenmanagement künftig zu senken.“

Ich frage den Senat:

Der Senat beantwortet die Fragen auf Grundlage von Auskünften der für die Universität Hamburg Marketing GmbH (UHHMG) verantwortlichen Universität Hamburg wie folgt:

1.     Welche Maßnahmen sind das und hält Senatorin Fegebank diese für ausreichend?

Wenn nein: Wird sie im Rahmen der Rechtsaufsicht eingreifen?

An der Universität Hamburg soll das Flächenmanagement künftig von einer Stabsstelle wahrgenommen werden und folgende Aufgaben abdecken:

  • Gebäudedatenmanagement (Dokumentation und Aktualisierung der quantitativen und qualitativen Flächeninformationen sowie Weiterentwicklung einer Raumdatenbank)
  • Operatives Flächenmanagement (Durchführung von Flächenbedarfsberechnun-gen; Anmietungen, Belegungsplanung)
  • Strategisches Flächenmanagement (Erstellung von mittel- und langfristigen Bedarfsprognosen)
  • Raumvergabe

Ein Ziel ist es, aktuelle und einheitlich strukturierte Gebäudedaten für die Nutzung von Gebäuden und deren Flächen zur Verfügung zu stellen. Dazu wird derzeit ein datenbankgestütztes Gebäude-Informations-Management-System eingeführt. In dieser zentralen Raumdatenbank sind die Informationen über alle in der Universität verfügbaren Flächen (Flächendaten) und die Flächennutzung/Belegung (Belegungsdaten) erfasst. Sie bildet gleichermaßen die Grundlage für Flächenmanagement wie auch für die geplante Einführung eines computer aided Facility-Management-Systems.

Die bisher durch die UHHMG wahrgenommene Vergabe/Vermietung von universitären Räumen soll zu Zeiten, in denen diese nicht für Lehre und Forschung genutzt werden, zukünftig durch die Stabsstelle Flächenmanagement erfolgen. Dabei kann zwischen der mietpflichtigen Vergabe von Räumen an externe und der mietfreien

    Drucksache 21/5220      Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode

Vergabe an interne Kunden unterschieden werden. Die Vergabe der Räume an interne Kunden kann einem nicht wissenschaftlichen (AStA-Kulturkurse, Unifilm et cetera) oder einem wissenschaftlichen Zweck (Tagungen, Kongresse) dienen.

Die Raumvergabe umfasst folgende Dienstleistungen:

  • Beratung vor der Veranstaltung
  • Raumrecherche
  • Besichtigung geeigneter Räume
  • Raumbuchung
  • Vertragsabschluss

Alle darüber hinaus gehenden Dienstleistungen werden, wenn vom Kunden gewünscht, von der UHHMG erbracht. Die geschilderten Maßnahmen liegen in der Verantwortung der Universität Hamburg.

  • Warum wurden diese Maßnahmen nicht schon viel früher ergriffen?

Die Maßnahmen zur Optimierung des Flächenmanagements wurden bereits vor Beginn der Rechnungshofprüfung erarbeitet und befanden sich bereits in der Umsetzung.

  • Wann wurde in diesem Zusammenhang die „Angemessenheit der pauschalen Vergütung“ geprüft? Was war das Ergebnis dieser Prüfung?

Die „Angemessenheit der pauschalen Vergütung“ wurde regelmäßig geprüft. Das jährliche Honorar ist auf Vollkostenbasis der durchschnittlichen Ist-Kosten der Geschäftsjahre 2012 – 2014 ermittelt worden. Eine Gewinnmarge ist nicht enthalten. Es wurde festgestellt, dass der Vermittlungs- und Beratungsaufwand grundsätzlich sehr hoch ist, da die vermittelten Flächen sehr unterschiedlichen Nutzeranforderungen entsprechen müssen und auch seitens der Universität im Regelbetrieb durch unterschiedliche Nutzergruppen beansprucht werden. Der Aufwand zur Ermittlung verfügbarer, geeigneter Räume in Abstimmung mit den individuellen räumlichen und zeitlichen Bedarfen der Kunden einerseits sowie den Belegungen durch Fakultäten und weitere universitätsinterne Nutzer andererseits ist sehr hoch, zumal von externen Kunden ein hohes Maß an Verlässlichkeit erwartet wird und teilweise entweder sehr kurzfristig oder weit in die Zukunft geplant werden muss, was sich gleichermaßen herausfordernd gestaltet. Diese Aufgabe ist daher nur mit einer sehr umfangreichen Kenntnis der universitären Gegebenheiten und Ansprechpartner leistbar. Der tatsächliche Vermittlungsaufwand schwankt zudem aufgrund dieser vielfältigen Einflussgrößen von Auftrag zu Auftrag erheblich, sodass nur eine pauschale Abgeltung sinnvoll erscheint. Die pauschale Vergütung ist angesichts einer erwarteten Steigerung des Vermittlungsgeschäfts als angemessen anzusehen, da durchaus ein Risiko bei der UHHMG verbleibt, sofern der tatsächliche Aufwand die Pauschale übersteigt.

  • Wie kommt der Senat zu der Einschätzung: „Ein Anreiz zum wirtschaftlichen Handeln wird durch die Vereinbarung einer Umsatzprovision gesetzt“? Eine solche Provision dürfte zu mehr Umsatz, nicht aber zu mehr Wirtschaftlichkeit führen.

Ein Anreiz zum wirtschaftlichen Handeln wird nach Auskunft der Universität Hamburg gesetzt, wenn bei gleichbleibenden fixen Kosten für die pauschale Vergütung mehr Umsatz generiert werden kann. Durch die Gewährung der Umsatzprovision sollen die Umsätze erhöht und die Umsatzrentabilität gesteigert werden.

  • Wann hat die Universität geprüft, ob eine Übernahme der Tätigkeiten der GmbH in den eigenen Geschäftsbetrieb sinnvoll ist? Was war das Ergebnis dieser Prüfungen?

Die Prüfung begann Ende des Jahres 2014. Die daraus resultierenden Optimierungsvorschläge wurden in der zweiten Jahreshälfte 2015 erarbeitet. Die praktische Umsetzung ist zum 1. Oktober 2016 geplant.

 

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